MailDuett – Hilfe
MailDuett verbindet Outlook mit TANSS: Tickets direkt aus einer Mail, Termine und Urlaub aus TANSS in Ihrem Kalender, Ihre Outlook-Termine in TANSS und die Abwesenheitsnotiz bei Urlaub oder Krankheit. Welche Teile bei Ihnen eingeschaltet sind, legt die Administration Ihrer Firma fest.
Tickets aus Mails
Seitenleiste öffnen
- Outlook am PC und im Browser: Mail öffnen und oben in der Leiste auf MailDuett klicken. Im neuen Outlook und im Browser steht der Knopf eventuell unter Apps (Symbol mit den Kästchen). Mit der Stecknadel oben in der Seitenleiste bleibt sie beim Wechsel der Mail offen.
- Outlook auf dem Handy: Mail öffnen, auf die drei Punkte bzw. das Add-in-Symbol tippen und MailDuett Tickets wählen.
- Beim ersten Mal meldet sich die Seitenleiste mit Ihrem Microsoft-Konto an. Sehen Sie „kein Zugang“, sind Sie für Tickets noch nicht freigeschaltet: Bitte an die Administration wenden.
Die Firma zum Absender
Oben zeigt die Seitenleiste die Mail und schlägt die Firma vor:
- Absender ist Ansprechpartner in TANSS: Seine Firma ist vorgewählt.
- Absender unbekannt, aber Kollegen derselben Firma sind es (gleiche Domain, z. B.
@firma.de): Die Firma ist vorgewählt mit dem Hinweis „Über die Absender-Adresse gefunden … Bitte prüfen.“ - Verbundene Firmen (z. B. ein Dienstleister schreibt für einen Kunden): Sie stehen als Knöpfe darunter. Ein Klick wählt die Firma, für die das Ticket ist.
- Passt nichts: Firma über Firma suchen von Hand wählen.
Absender gibt es in TANSS noch nicht
Dann fragt die Seitenleiste „Wer ist es?“:
| Auswahl | Was passiert |
|---|---|
| Möglicher Kunde | Neue Firma als Interessent, der Absender als erster Ansprechpartner. Name, Telefon, Anschrift und Webseite werden aus der Signatur vorgeschlagen, bitte prüfen. Je nach Einstellung bekommt der Vertrieb eine Mail. |
| Dienstleister | Neue Firma als Dienstleister (z. B. Elektriker), mit den Kunden, für die er arbeitet (Arbeitet für, auch die eigene Firma). |
| Mitarbeiter einer bekannten Firma | Firma suchen, dann Absender als Ansprechpartner anlegen. |
Neues Ticket
- Reiter Ticket, Neues Ticket: Überschrift (aus dem Betreff) und Text (aus der Mail) prüfen und bei Bedarf ändern.
- Optional im Reiter Zuweisung einen Mitarbeiter oder eine Abteilung wählen. Ohne Zuweisung bekommt das Ticket den Status „Neu“ und niemand ist zugeordnet.
- Optional E-Mail als intern markieren: Der Kunde sieht die Mail im Ticketverlauf dann nicht.
- Ticket anlegen. Die Mail steht als echte E-Mail im Ticket (mit Anlagen), dazu ein interner Hinweis mit Absender und Datum.
An ein bestehendes Ticket anhängen
An Ticket anhängen wählen, das Ticket aus der Liste der offenen Tickets der Firma nehmen oder die Nummer eingeben, dann Mail anhängen.
Termin oder Vormerkung zum Ticket
Im Reiter Termin lässt sich gleich ein Termin (fest) oder eine Vormerkung (noch nicht bestätigt) am Ticket anlegen. Steht im Mailtext ein Datum, wird es vorgeschlagen. Die erste Zeile des Textes wird in Ihrem Outlook-Kalender der Titel.
Hinweis an den Absender
Ist es bei Ihnen eingerichtet, gibt es den Haken Absender freundlich auf … hinweisen. Er ist nie vorgewählt. Mit Haken bekommt der Absender nach dem Anlegen sofort eine kurze Mail mit der Ticketnummer (Text von der Administration, gesendet von der Hilfe-Adresse). Im Ticket steht dazu ein interner Vermerk.
Markierung: schon ein Ticket?
Nach dem Anlegen oder Anhängen bekommt die Mail die Kategorie TANSS-Ticket (in der Mailliste sichtbar). Öffnet jemand die Mail später, zeigt die Seitenleiste
„Zu dieser Mail gibt es schon Ticket Nr. …“. So entstehen keine doppelten Tickets, auch nicht in gemeinsamen Postfächern wie info@.
Auf dem Handy
Outlook auf dem Handy gibt die Mail selbst nicht heraus: Ins Ticket kommt nur der Text, Anlagen fehlen (die Seitenleiste nennt sie). Die vollständige Mail können Sie später am PC an dasselbe Ticket anhängen.
Ihr Kalender
MailDuett gleicht Ihren Outlook-Kalender laufend mit TANSS ab, in der Regel alle paar Minuten. Sie brauchen dafür nichts zu tun.
Was aus TANSS in Outlook erscheint
| In TANSS | In Outlook |
|---|---|
| Termin (fest) | Termin, mit der Kundenfirma am Ende des Titels, z. B. „Serverwartung [Musterfirma GmbH]“. Kategorie TANSS. |
| Vormerkung / Terminvorschlag | Vorläufiger Termin. |
| Anfahrt und Rückfahrt | Eigene Einträge „Anfahrt: …“ direkt vor und „Rückfahrt: …“ direkt nach dem Termin. |
| Leistung | Je nach Einstellung „✔ Titel [Firma]“ mit dem Text der Leistung und dem Link „In TANSS öffnen“. Nur zur Ansicht. |
| Urlaub, Krankheit, Abwesenheit | Ganztägig, als „abwesend“. Beantragter, noch nicht genehmigter Urlaub als „(beantragt)“ und vorläufig. |
Termine aus TANSS ändern Sie in TANSS. Änderungen in Outlook an diesen Terminen gelten nicht: TANSS ist dort führend. Löschen Sie einen solchen Termin in Outlook, kommt er beim nächsten Abgleich zurück.
Was aus Outlook nach TANSS geht
- Neue Termine, die Sie in Outlook anlegen oder annehmen, erscheinen in TANSS. Je nach Einstellung Ihrer Firma als interner Termin oder als Vormerkung, bis eine Kundenfirma feststeht.
- Ändern oder löschen Sie einen solchen Termin in Outlook, gilt das auch in TANSS.
- Ausnahme: Wurde der Termin in TANSS bearbeitet (Kunde zugeordnet, Ticket verknüpft, „vor Ort“ oder Anfahrt gesetzt), führt ab dann TANSS. Löschen in Outlook löscht ihn dann nicht in TANSS, er kommt zurück. Er soll in TANSS weiterbearbeitet werden, z. B. zur Leistung.
- Nicht übertragen werden: ganztägige Termine, abgesagte und abgelehnte, und Termine, die Sie auf Frei stellen.
- Private Termine (in Outlook als „privat“ markiert) gehen je nach Einstellung gar nicht nach TANSS oder nur als „Privat-Termin“ ohne Titel und Inhalt, damit Sie dort als belegt gelten.
- Einladungen anderer erscheinen in TANSS als Vorschlag. Ihre Zusage oder Absage in Outlook wirkt auch in TANSS.
- Serientermine werden je Termin übertragen. Ändern oder löschen Sie ein einzelnes Vorkommen, betrifft das nur dieses.
- Besprechungen mit Teilnehmern verändert MailDuett in Outlook nie (sonst bekämen alle Teilnehmer ein Update).
Leistungen in meinem Kalender
Ob Ihre Leistungen in Outlook erscheinen, stellen Sie im Menü der Seitenleiste mit dem Schalter Leistungen in meinem Kalender selbst ein. Die Änderung gilt ab dem nächsten Abgleich.
Welche Firma? Nachfrage, Bestätigung und Terminpflege
Damit Termine in TANSS beim richtigen Kunden landen, erkennt MailDuett die Firma neuer Outlook-Termine selbst: an einer Ticketnummer im Titel (#12345), am Firmennamen
im Titel oder an den Teilnehmern.
- Firma eindeutig erkannt: Der Termin entsteht in TANSS als Vormerkung bei dieser Firma, und Sie bekommen eine Mail zum Bestätigen.
- Mehrere Firmen möglich oder keine erkannt: Die Mail fragt „welche Firma?“. Je nach Einstellung Ihrer Firma kommt die Frage nur bei erkannten Firmen oder bei jedem neuen Termin.
Entscheiden
In der Mail auf den Knopf klicken, oder einfacher: die Mail öffnen und die Seitenleiste MailDuett öffnen. Sie zeigt dann statt „Ticket anlegen“ die Karte Termine entscheiden. Je Termin:
| Wahl | Bedeutung |
|---|---|
| Firma (bestätigen oder andere wählen) | Der Termin wird ein fester Termin bei dieser Firma. Darunter wählen Sie den Ort: Im Haus, Vor Ort beim Kunden (TANSS trägt Anfahrt und Rückfahrt ein) oder Remote. Danach lässt sich ein offenes Ticket der Firma zuordnen. |
| Intern lassen | Interner Termin ohne Kunden (z. B. Besprechung im Team). |
| Frei lassen | Der Termin gehört nicht nach TANSS: Er wird in Outlook auf „frei“ gestellt und verschwindet aus TANSS, in Ihrem Kalender bleibt er. |
Bei Serien entscheiden Sie einmal für alle Termine der Serie.
Terminpflege per Mail
Im Menü der Seitenleiste fordert Terminpflege per Mail eine Liste aller Ihrer kommenden Outlook-Termine ohne bestätigte Kundenfirma an. Je Zeile wählen Sie Firma, intern lassen oder frei lassen, und senden alles mit Entscheidungen rückmelden auf einmal. Schon entschiedene Termine kommen nicht wieder.
Krank oder abwesend melden
Ist es bei Ihnen eingeschaltet, melden Sie Krankheit oder eine Abwesenheit (Arzttermin, Schulung …) selbst, ohne TANSS zu öffnen, vom PC oder vom Handy: in der Seitenleiste MailDuett Tickets über das Kalender-Symbol oben rechts → Abwesenheit melden, oder direkt über die Seite abwesend.html.
- Ich bin krank: ab heute (oder einem anderen Tag) bis einschließlich eines Datums, immer ganztägig. Einen Grund müssen Sie nicht angeben; die Notiz ist nur für Hinweise an die Disposition gedacht, z. B. welcher Termin verschoben werden muss.
- Abwesenheit eintragen: Art wählen, ganztägig oder mit Uhrzeit an einem Tag.
- Der Eintrag steht sofort in TANSS; Samstag und Sonntag zählen nicht mit. Die Disposition bekommt eine Mail aus Ihrem Postfach mit Ihren Terminen in diesem Zeitraum.
- Urlaub beantragen (wenn bei Ihnen eingeschaltet): ganze Tage oder ein halber Tag; die Seite zeigt Ihren Resturlaub laut TANSS. Der Antrag steht danach in TANSS zur Genehmigung, genau wie ein dort gestellter.
- Unter Meine Abwesenheiten nehmen Sie selbst gemeldete Einträge zurück, solange sie noch nicht begonnen haben (eine heute begonnene Krankheit nur am selben Tag; Urlaub nur, solange er noch nicht genehmigt ist).
- Am Handy: die Seite einmal öffnen und Zum Startbildschirm hinzufügen (iPhone: Teilen-Symbol, Android: Menü des Browsers). Dann haben Sie sie wie eine App immer zur Hand.
Abwesenheitsnotiz
Ist sie bei Ihnen eingeschaltet, setzt MailDuett die automatische Antwort in Outlook selbst, wenn in TANSS Urlaub (genehmigt), Krankheit oder eine Abwesenheit eingetragen ist:
- Sie gilt ab dem ersten Abwesenheitstag bis zu Ihrem ersten Arbeitstag danach (über Wochenende und Feiertage hinweg). Arbeiten Sie in Teilzeit, zählen Ihre freien Tage mit.
- Der Text kommt von der Administration. Krankheit erscheint darin nie, nur „Abwesenheit“.
- Wird die Abwesenheit in TANSS gelöscht, schaltet MailDuett seine Notiz wieder ab.
- Eine eigene Abwesenheitsnotiz, die Sie selbst eingestellt haben, bleibt in der Regel unangetastet.
Häufige Fragen
Ich finde den Knopf MailDuett nicht.
Im neuen Outlook und im Browser unter Apps nachsehen bzw. die drei Punkte in der Leiste der Mail. Ist er nirgends, ist das Add-in für Sie noch nicht verteilt (das kann nach der Freigabe einige Stunden dauern). Outlook einmal neu starten.
Die Seitenleiste meldet „Neue Version verfügbar“.
Auf Jetzt neu laden klicken, sonst Outlook neu starten.
Die vorgeschlagene Firma ist falsch.
Über Firma suchen die richtige wählen. Fehlt der Absender in TANSS bei dieser Firma, bietet die Seitenleiste an, ihn als Ansprechpartner anzulegen.
Ich habe einen Termin in Outlook geändert, in TANSS ist er aber anders.
Kommt der Termin aus TANSS (Kategorie TANSS) oder wurde er dort bearbeitet, führt TANSS: Ändern Sie ihn bitte in TANSS. Die Änderung erscheint beim nächsten Abgleich in Outlook.
Ein Termin, den ich gelöscht habe, ist wieder da.
Er wird in TANSS geführt (siehe oben). Soll er weg, bitte in TANSS löschen. Gehört er gar nicht nach TANSS, in Outlook auf Frei stellen.
Mein Termin erscheint nicht in TANSS.
Ganztägige Termine, Termine auf „Frei“, abgesagte und je nach Einstellung private Termine werden nicht übertragen. Sonst bitte wenige Minuten abwarten.
Wie lange dauert es, bis eine Änderung auf der anderen Seite ankommt?
In der Regel wenige Minuten.